Event-Arten: von kleinen Events bis zu großen Konferenzen

Event-Arten: von kleinen Events bis zu großen Konferenzen

Event-Arten

Vorbereitung ist die halbe Miete

Lange vor der eigentlichen Ausrichtung eines Events sollten in einer sorgfältigen Planung die Grundpfeiler abgesteckt werden. Wer sich bereits sehr früh unter anderem Gedanken über die Zielgruppe, das Ziel des Events, die örtlichen Gegebenheiten sowie die Dauer der Veranstaltung macht, erleichtert sich nachfolgende Schritte in der Planung.

Eine der frühen Planungsaktivitäten sollten die Definition der Zielsetzung sowie die Frage nach dem Sinn des Events sein. Das Ziel kann von einem gemütlichen und lockeren Zusammensein im familiären Kreis aufgrund eines Geburtstages bis hin zu einer mehrtägigen Konferenz mit bekannten Gastrednern reichen. Je nach Zielsetzung des Events unterscheiden sich die Planungsschritte bezüglich der Eventart. Beispielsweise müssen Gala-Veranstaltungen und Jubiläen anders geplant werden als Firmenevents oder Zeltfeste. Hochzeiten unterscheiden sich grundlegend in der Planung von Konferenzen.

Zielgruppenanalyse als Schlüssel zum Erfolg

Sind das Ziel sowie der Sinn des Events geklärt, sollte im nächsten Schritt eine Zielgruppenanalyse durchgeführt werden. Während in vielen Fällen die Zielgruppe sehr homogen und bekannt ist, kann sich bei bestimmten Eventarten ein durchaus heterogener und unbekannter Besucherkreis ergeben. Bei einem Jubiläum im kleinen Kreis sind die Gäste meistens gut bekannt, wodurch auf spezielle Vorlieben und Details eingegangen werden kann. Ganz anders verhält sich die Zielgruppenanalyse beispielsweise bei Zeltfesten oder Konferenzen. Während sich bei Konferenzen eine gewisse Etikette etabliert und eine bestimmte Erwartung eingebürgert hat, handelt es sich bei Zeltfesten um eine Veranstaltungsform mit durchaus unbekannter Kundengruppe. Ähnlich verhält es sich bei Events, welche die breite Öffentlichkeit ansprechen. Hier ist die Durchführung einer Zielgruppenanalyse sehr schwierig, wodurch man sich als Veranstalter stärker auf die Fragestellung nach dem Sinn und Ziel der Veranstaltung fokussieren sollte. Auch die Frage über die Botschaft, welche man als Veranstalter mithilfe des Events ausdrücken möchte, sollte unbedingt gestellt werden.

Rahmenbedingungen beachten

Einen elementaren Planungsschritt für die Eventplanung umfasst die Berücksichtigung der Rahmenbedingungen am Veranstaltungsort. Findet die Geburtstagsfeier in einem kleinen Gasthaus statt, oder veranstaltet man eine Konferenz in einem Zelt? Abhängig von der Beantwortung dieser Frage stellen sich unterschiedlichen Anforderungen an die Rahmenbedingungen.

Bei einer Veranstaltung in einem Gasthaus oder Restaurant ist in den meisten Fällen die Grundinfrastruktur bereits vorhanden. Oftmals kann dem Event mittels eigener Dekoration oder farbiger Tischwäsche noch eine persönliche Note verliehen werden. In bestimmten Fällen ist es jedoch durchaus sinnvoll, punktuell auch in das vorhandene Interieur einzugreifen. Beispielsweise durch die Anmietung von Stehtischen oder Barhockern, welche zum ungezwungenen Verweilen einladen. Diese Elemente bieten sich auch optimal zum Empfang von Gästen an. Um eine Trennung von den eigentlichen Veranstaltungs­räumlichkeiten zu schaffen, können Rundbogenzelte oder Halbbogenzelte an bestehende Objekte temporär angebaut werden, welche den Gästen bereits einen wettergeschützten Empfang ermöglichen.

Findet das Event ohne bestehende Infrastruktur statt, kann dieses wie auf dem Reißbrett geplant werden. Diese vorherrschenden Rahmenbedingungen haben einerseits den Vorteil, dass der eigenen Kreativität und den persönlichen Wünschen kaum Grenzen gesteckt werden. Andererseits muss die Grundversorgung wie Strom- und Wasseranschlüsse, Abflüsse, Sanitäranlagen und Parkplätze eingeplant werden. Diesem Organisationsaufwand steht jedoch die beschriebene enorme Flexibilisierungs­möglichkeit entgegen. Angefangen von der Bestuhlung bis hin zur Dekoration und Beleuchtung kann auf individuelle Vorlieben eingegangen werden. Diese Ausstattung unterscheidet sich je nach Eventart. Bei einer Gala-Veranstaltung wird mit Sicherheit eine gehobene Ausstattung gewählt, bei einem Zeltfest soll die Ausstattung rustikal wirken. Konferenzen überzeugen durch bequeme Sitzmöglichkeiten. Soll das Event in einem Zelt stattfinden, kann mithilfe verschiedener Zeltgrößen und Zeltformen die geplante Gästeanzahl untergebracht werden. Auch Außenbereiche können punktgenau geplant und gestaltet werden.

Nach dem Event

Bei der Planung eines Events sollte man sich bereits Gedanken über den Abbau sowie die Zeit nach der Veranstaltung machen. Damit ist im Besonderen die Organisation des Abbaus und des Abtransports gemeint. Professionelle Eventausstatter und Zeltverleihe übernehmen selbstverständlich diese Schritte, wodurch sich der Veranstalter hauptsächlich auf die Organisation und Durchführung des eigentlichen Events und konzentrieren kann.

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